Panduan Sistem Akreditasi Perguruan Tinggi Online (SAPTO)

SAPTO ( SISTEM AKREDITASI PERGURUAN TINGGI ONLINE )
SAPTO ( SISTEM AKREDITASI PERGURUAN TINGGI ONLINE )

Sistem Akreditasi Perguruan Tinggi Online atau disingkat SAPTO. Sapto ialah sistem yang diselenggarakan BAN-PT untuk proses akreditasi perguruan tinggi secara online. Dikembangkan guna meningkatkan efisiensi dan kualitas proses akreditasi perguruan tinggi. SAPTO mendukung setiap proses yang dilakukan dalam pengajuan akreditasi seperti halnya pengajuan usulan akreditasi oleh perguruan tinggi, pemeriksaan dokumen, penugasan asesor dan validasi yang dilakukan, proses asesmen kecukupan (AK) dan asesmen lapangan (AL) oleh asesor.

Dalam SAPTO (sistem akreditasi perguruan tinggi online, Perguruan Tinggi (PT) berperan sebagai entitas yang mengajukan usulan akreditasi dari dua hal entitas baik untuk Akreditasi Perguruan Tinggi (APT), maupun untuk Akreditasi Program Studi (APS).

Setiap perguruan tinggi akan hanya diberi 1 (satu) accunt menggunakan kode perguruan tinggi yang terdaftar pada Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PD-Dikti). Akun yang diberikan tersebut digunakan untuk mengajukan akreditasi perguruan tinggi dan akreditasi program studi yang berada di lingkungan perguruan tinggi tersebut.

Proses Akreditasi Menggunakan SAPTO

panduan akreditasi sapto
Mekanisme Sapto – Cc : Sevima.com

Gambar di atas merupakan ilustrasi proses akreditasi dengan menggunakan SAPTO. Secara garis besar dari gambar tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:

  • Perguruan Tinggi (PT) melakukan pengajuan usulan akreditasi terhadap SAPTO
  • Badan Akreitasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) melakukan pemeriksaan dokumen dan penugasan seorang asesor
  • Asesor menerima penugasan dan melakukan proses asesmen kecukupan (AK) dan asesmen lapangan (AL) pada perguruan tinggi yang mengusulkan
  • Asesor memberikan Hasil AK dan AL dari Asesmen
  • BAN-PT melakukan validasi hasil AK dan AL, serta mengeluarkan keputusan hasil akreditasi untuk Perguruan Tinggi
  • PT menerima Hasil dari akreditasi

Dengan menggunakan sistem SAPTO, perguruan tinggi dapat mengajukan usulan dalam dua jenis akreditasi. Jenis yang pertama ialah Akreditasi Perguruan Tinggi (APT), sedangkan yang kedua adalah Akreditasi Program Study (APS).

Untuk mengajukan usulan akreditasi perguruan tinggi, pengusul perguruan tinggi dapat mengakses halaman pengajuan pada menu navigasi Sapto “Ajukan Akreditasi PT”. Dan untuk mengajukan usulan akreditasi program studi, pengusul perguruan tinggi dapat mengakses halaman pengajuan pada menu Navigasi “Ajukan Akreditasi Prodi”.

SAPTO PERGURUAN TINGGI
sevima.com

Panduan SAPTO (Sistem Akreditasi Perguruan Tinggi Online)

Cara Mendapatkan Username dan Password SAPTO

CARA LOG IN SAPTO
LOG IN SAPTO

Berdasarkan Panduan Menggunakan SAPTO yang dikeluarkan BAN-PT pada halaman resminya, setiap pengguna perguruan tinggi akan mendapatkan akses dengan username kode perguruan tinggi yang sudah terdaftar pada PD-Dikti. Contoh: kode PT Universitas Indonesia adalah angka berikut : 001002.

Untuk mendapatkan password, perguruan tinggi mesti mengirimkan surat pengajuan resmi ke BAN-PT yang berisi permintaan untuk mendapatkan akses untuk menggunakan SAPTO dengan memberikan data alamat surel (Surat Elektronik/e-mail) resmi untuk korespondensi dengan BAN-PT dan pejabat penanggung jawab accunt tersebut.

Setelah menerima surat pengajuan, BAN-PT akan mengaktifkan akun tersebut dan perguruan tinggi PT dapat membuat password baru dengan menggunakan menu “Lupa password?” pada sistem SAPTO.

Untuk membuat password baru untuk akun, perguruan tinggi memasukkan e-mail yang sudah didaftarkan dan menekan tombol “Kirimkan Instruksi Penggantian Password”. Sistem SAPTO akan mengirimkan e-mail yang berisi tautan untuk mengganti password akun. Untuk mengganti password silahkan klik tautan yang diberikan pada pesan surel/e-mail tersebut. Password baru dapat dibuat dengan memasukkan password berikut ini konfirmasinya dan menekan tombol “Simpan Password Baru”.

Unduh Usulan Akreditasi SAPTO

Setiap PT yang melakukan pengajuan usulan akreditasi perguruan tinggi (APT), pengusul harus melampirkan dokumen-dokumen berikut ini:

  • Surat Pengantar dari Pimpinan Institusi
  • Surat Pernyataan
  • Buku III (Borang Institusi)
  • Lampiran Borang Institusi (hanya yang diwajibkan dalam BukuIII)
  • Evaluasi Diri
  • Borang Data Kuantitatif (sesuai template BAN-PT)

Kelengkapan dokumen untuk pengajuan akreditasi program studi (APS) adalah sebagai berikut

  • Surat Pengantar dari Pimpinan Institusi
  • Surat Pernyataan
  • Buku IIIA (Borang Program Studi)
  • Lampiran Borang Program Studi (hanya yang diwajibkan dalam BukuIIIA)
  • Buku IIIB (Borang Unit Pengelola Program Studi)
  • Lampiran Borang Unit Pengelola Program Studi (hanya yang diwajibkan dalam Buku IIIB)
  • Evaluasi Diri
  • Borang Data Kuantitatif (sesuai template BAN-PT)
  • Borang data kuantitatif dapat diunduh pada menu “Unduh Template Borang”.

Format yang digunakan untuk borang data kuantitatif adalah format aplikasi Microsoft Excel (dengan ekstensi berkas: xslx). Sedangkan untuk persyaratan borang yang lain, format yang digunakan adalah Portable Document Format (dengan ekstensi berkas: pdf).

Pada prinsipnya SAPTO dan BAN-PT akan memeriksa dokumen yang diunggah ketika mengajukan usulan untuk akreditasi. Jika dokumen yang diunggah tidak sesuai format yang ditentukan, usulan akreditasi akan langsung ditolak. Untuk borang data kuantitatif (format berkas excel), SAPTO akan membaca setiap isi tabel pada berkas dokumen excel. Jika berkas yang diunggah tidak sesuai format yang diberikan pada template, SAPTO secara otomatis akan langsung menolak dan memberikan pesan kesalahan.

Pertanyaan yang Sering Muncul tentang SAPTO dan Akreditasi, serta Jawaban

Kapan SAPTO mulai diterapkan?

Perguruan Tinggi sudah dapat mengajukan usulan akreditasi melalui SAPTO sejak tanggal 10 April 2017 untuk melakukan akreditasi program studi (APS). Sedangkan untuk hal akreditasi perguruan tinggi (APT) mulai pada tanggal 1 Juni 2017.

Apakah akreditasi melalui SAPTO menggunakan instrument yang baru?

Untuk saat ini akreditasi melalui SAPTO masih menggunakan instrument lama, yaitu instrument tahun 2008.

Bagaimana cara mendapatkan akun untuk akses ke SAPTO ?

Setelah pimpinan PT mengirimkan surat seperti no.3 diatas, untuk mengaktifkan akun SAPTO lakukanlah langkah-langkah dibawah ini:

  • Kunjungi link https://sapto.banpt.or.id/
  • kik tombol “Lupa/reset password?”. Setelah itu akan muncul instruksi untuk memasukkan alamat e-mail yang sudah didaftarkan tersebut.
  • klik kotak berwarna hijau yang bertuliskan “kirimkan instruksi penggantian password”, lalu SAPTO akan mengirimkan pesan ke alamat e-mail yang anda masukkan tadi secara otomatis
  • buka e-mail sesuai alamat e-mail yang telah didaftarkan tadi, ikuti instruksinya.
  • klik tulisan berwarna biru, https://sapto ….dst, untuk membuat password, kemudian ketik ulang password yang sama pada baris berikutnya untuk melakukan konfirmasi.
  • setelah itu klik kotak berwarna hijau bertuliskan “Simpan Pasword Baru”. Kemudian anda akan otomatis langsung masuk ke halaman SAPTO sebagai pengguna perguruan tinggi.
  • selanjutnya pihak PT bisa menggunakan akun yang sudah terdaftar tersebut untuk keperluan pengusulan akreditasi program studi dan perguruan tinggi serta memantau prosesnya.
  • Petunjuk untuk penggunaan SAPTO bisa diunduh pada halaman muka SAPTO.

Apakah usulan akreditasi yang sudah disampaikan ke BANPT sebelum tanggal 1 April 2017 dapat dipindahkan melalui SAPTO?

Usulan akreditasi yang sudah disampaikan ke BANPT antara tanggal 29-31 Maret 2017 dapat memindahkan usulannya melalui SAPTO. Usulan akan disampaikan kepada Direktur DE BANPT dan dilampirkan bukti tanda terima pemasukan usulan.

Mengapa ketika login ke SAPTO tidak berhasil, walaupun sudah mengikuti langkah-langkah yang sudah diberikan, yaitu melalui “Lupa/Reset password”?

Ada 2 kemungkinan, yang pertama alamat e-mail yang anda gunakan belum terdaftar dalam list pengguna SAPTO. Kemungkinan kedua ada salah pengetikan alamat e-mail. Solusi untuk kemungkinan yang pertama, segera kirimkan surat resmi dari pimpinan PT tentang alamat e-mail resmi dan penanggungjawab SAPTO di PT ke Direktur DE BANPT. Solusi untuk kemungkinan kedua segera kirimkan kembali alamat e-mail yang benar dan nama penanggungjawab via wa/sms kepada Fauzri 0816878555.

Mengapa akun untuk PT hanya 1, bagaimana jika PT yang besar dengan jumlah PS yang sangat banyak?

Seluruh usulan untuk akreditasi harus melalui PT, karena jika setiap PS memiliki akun sendiri akan sulit dikontrol.

Selanjutnya penanggungjawab SAPTO di PT bisa mengatur penggunaan akun tersebut untuk keperluan pengajuan usulan akreditasi. Apakah terpusat di satu tempat ataukah dipinjamkan ke PS yang sedang dalam proses pengusulan akreditasi.

Buku 3-A dan 3-B berisi tabel-tabel, dengan adanya tabel-tabel berupa template excel yang harus diisi dan dikirimkan melalui SAPTO, apakah kami harus mengisi tabel-tabel tersebut seperti yang sebelumnya (hard-copy)?

Tabel-tabel yang akan dihitung SAPTO hanyalah tabel-tabel yang ada dalam excel aktif yang telah diisi sesuai template. Namun, tabel-tabel dalam buku 3-A dan 3-B yang disimpan dalam bentuk PDF tetap akan diperlukan asesor ketika melihat hubungan antara descriptor dengan tabel-tabel tersebut.

Sehubungan dengan akan dimulainya pengusulan akreditasi melalui SAPTO apakah pelatihan SAPTO bisa dilakukan di fakultas kami (in-house training)? Jika dapat, maka berapa besar biaya yang diperlukan untuk pelatihan tersebut?

Saat ini sedang berjalan pelatihan penggunaan SAPTO bagi pengguna PT di seluruh tanah air. Pelatihan akan dilakukan untuk grup sekitar 50 sampai 100 orang peserta untuk setiap batch, serta bekerja sama dengan seluruh Kopertis, organisasi penyelenggara perguruan tinggi dilingkungan Kemenag, Kedinasan, dll.

Saran dari kami, bergabung dengan grup yang sesuai dengan PT anda, atau bisa mengajukan surat kepada Direktur DE BANPT. Mengenai biaya untuk kegiatan akan ditanggung oleh pengusul, sedangkan biaya untuk Trainer akan dijelaskan dalam surat jawaban dari BANPT.

Berapa besar kapasitas untuk setiap file yang perbolehkan dikirim melalui SAPTO?

Kapasitas setiap file bisa sampai 25 MB dalam bentuk PDF yang disimpan dari word-file (bukan hasil scanning). Dianjurkan lebih kecil dari itu.

Apakah asesor boleh mengubah elemen dari nilai kuantitatif yang berdampak pada nilai akhir di setiap nomor, dengan referensi atau berdasarkan borang?

Pada saat AK asesor tidak diperbolehkan untuk mengubah data. Pada lembar penilaian, asesor hanya dapat memberi komentar sekaitan dengan data tersebut. Data tersebut bisa direvisi oleh pengusul pada saat AL setelah diverifikasi oleh asesor.

Apakah pengusul atau asesor diperbolehkan menimpa langsung pada cell yang berisikan formula dengan nilai tertentu dalam work-sheet Excel data kuantitatif borang?

Pengusul atau asesor tidak diperbolehkan menimpa cell yang berisi formula langsung dengan nilai tertentu pada suatu cell dalam work-sheet Excel data kuantitatif borang, karena walaupun misalnya nilai elemennya “0”, namun totalnya tidak menjadi “0” sehingga nilai akhir bukan “0”.

Apakah pengusul diperbolehkan mengubah excel borang?

Pengusul atau asesor tidak diperbolehkan, pengusul tidak diperbolehkan mengubah struktur excel borang mulai dari posisi sheet, posisi table, dan kolom tabel. Untuk pengisian borang yang bersifat angka, pengusul hanya diperbolehkan mengisi nilai yang sesuai dengan petunjuk tanpa menambahkan satuan, seperti cm, rp, dll. Untuk isian yang bersifat menambahkan baris data, silahkan menambahkan baris isian lengkap mulai dari kolom pertama dan seterusnya tanpa ada pembuatan “merge” untuk data yang sama pada baris yang berdekatan”.

Info lengkap tentang SAPTO dapat kalian pelajari di halaman resmi : sapto.banpt.or.id

Leave a Reply

%d blogger menyukai ini: